Output-Management
Was ist das?
Output-Management umfasst alle Themen vom Erfassen, Erstellen, Verwalten, Speichern sowie Ausgeben papiergebundener Informationen.
Die richtigen Informationen werden dem Anwender zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Format zur Verfügung gestellt.
Das Ziel von Output-Management
Hauptaugenmerk beim Output-Management liegt auf der Druckkostenoptimierung. Schließlich wollen wir für jegliche Kostenstelle auch nur die Ausgaben aufwenden müssen, welche auch wirklich unabdingbar sind.
Papiergebundene Informationen sollen schnellst möglichst in die EDV überführt werden, so dass überflüssige Ausdrucke erst gar nicht mehr erstellt werden müssen.
Der optimale Ablauf von Output-Management
Bei einem ausgereiften Output-Management ist der Ablauf klar. Eingehende papiergebundene Informationen werden eingescannt. Danach sollte die zentrale Ablage erfolgen sowie die Informationen dem richtigen Empfänger im benötigten Format zur Verfügung gestellt werden.
Wo liegt der Nutzen für die Mitarbeiter
Dadurch kann der Endanwender selbst entscheiden in welcher Art und Form er die Informationen benötigt und diese entweder ausdrucken, als E-Mail versenden, als PDF anhängen usw.
Warum brauchen gerade SIE das
Kennen Sie Ihre Druckkosten? Damit ist gemeint die genaue Angabe der Kostenstelle „Output“. Für viele deutsche Unternehmen ist diese Kostenstelle eher unsichtbar und hinter anderen Kostenstellen versteckt – meist hinter der Kostenstelle „IT-Budget“. Wie wollen Sie aber herausfinden, ob Ihr momentaner Output-Prozess unternehmenseffizient ist oder nicht, wenn Sie keine genauen Zahlen wissen.
Hierbei helfen wir Ihnen gerne – mit der Art eines Quick-Checks ermitteln wir Ihre Kostenstelle Output und zeigen Ihnen auf wie es noch kostengünstiger und effizienter geht.
Brauchen Sie wirklich diese papiergebunden Informationen?
Sie brauchen die Informationen – nicht das Papier auf dem diese zu finden sind. Aus diesem Grund ergibt sich hier für Ihr Unternehmen ein enormes Einsparpotential und die Möglichkeit überflüssige Kosten nachhaltig zu eliminieren.
Ist es wirklich nur das Drucken auf das es ankommt?
Neben den verschiedenen papiergebunden Informationen, welche nicht unbedingt papiergebunden vorliegen müssen ist meist noch eine Vielzahl unterschiedlicher Druckausgabegeräte für die hohen Kosten des Outputs verantwortlich. Auch hier sollte Abhilfe geschaffen werden.
Dadurch, dass Sie selbst entscheiden können in welchem Format Sie die Informationen gerade benötigen sparen Sie zum einen Zeit aber auch Papierkosten sowie Kosten für Medien und Verbrauchsmaterial.
Ihr Nutzen…
Durch dieses Selbst-Entscheiden der Ausgabeformate werden die Mitarbeitereffizienz und langfristig auch der Unternehmenserfolg gesteigert.
Gerade in der heutigen Zeit wird das meiste elektronisch abgewickelt. Warum also nicht auch das Versenden von Briefen, Dokumenten – eben die ganze anfallende Unternehmenspost?
Nicht zuletzt durch das De-Mail-Gesetz und großflächige Produktkampagnen großer Briefdienstleister, ergibt sich zurzeit eine positive Dynamik hin zur Digitalisierung des, vor allem auch rechtsverbindlichen, Briefverkehrs.
Durch DE-Mail und den E-Postbrief wurde ein Markt mit einem hohen Potential beschrieben. Dieses Potential wird beispielsweise durch den iBriefkasten der :::output.ag optimal bearbeitet.
Der Unterschied hierbei ist neben den Einsparungen für Porto und Material, wie sie beispielsweise beim Hybrid-Brief aufkommen, die schnelle unkomplizierte Anwendung. Ohne aufwendiges Ident-Verfahren reduzieren Sie Ihre Kosten – ab sofort!
Ein i-Briefkasten stellt eine komplette Online-Brieflösung für alle Anwender, Absender, Empfänger und Postdienstleister dar. Die Sicherheit wird durch das Anmelden und Identifizieren anhand des neuen elektronischen Personalausweises gewährleistet.
Hier können Sie sich gerne unser Produktblatt zum Thema Output-Management herunterladen oder klicken Sie hier, falls Sie mehr Informationen zu unserem iBriefkasten lesen möchten.
